Polityka prywatności i informacja RODO

Obowiązuje od 14 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem Hairmap jest Trójwizja - Hairmap, ul. Cyprysowa 1A, 81-521 Gdynia, NIP: 841-161-22-17.

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można pisać na kontakt@hairmap.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

dane konta, takie jak imię, nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, identyfikator i zaszyfrowane hasło;
dane Profilu Specjalisty, dane zawodowe, opis, zdjęcia, adresy miejsc pracy, usługi, ceny i dostępność;
dane Rezerwacji i kontaktu, w tym dane Klienta, wybrany Specjalista, miejsce, usługa, termin, status i treść wiadomości;
dane rozliczeniowe i informacje o transakcji; pełne dane karty są przetwarzane przez operatora płatności, a nie przechowywane przez Hairmap;
opinie, zgłoszenia, korespondencję i historię obsługi;
dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, dzienniki zdarzeń, identyfikatory sesji oraz informacje o bezpieczeństwie;
przybliżoną lub dokładną lokalizację, wyłącznie gdy Użytkownik uruchomi funkcję lokalizacji i zezwoli na jej odczyt w urządzeniu.

3. Dane dotyczące zdrowia

Nazwa wybranej usługi, specjalizacja lub treść wiadomości mogą pośrednio wskazywać na stan zdrowia. Użytkownik nie powinien wpisywać w publicznych opiniach ani ogólnych formularzach szczegółowej dokumentacji medycznej, jeżeli nie jest to konieczne.

Specjalista jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w celu diagnozy, leczenia, prowadzenia dokumentacji medycznej lub wykonania własnej usługi. Jeżeli Specjalista używa narzędzi Hairmap do przechowywania danych swoich pacjentów, powinien posiadać właściwą podstawę prawną i spełnić wobec nich własny obowiązek informacyjny.

4. Cele i podstawy prawne

świadczenie usług Serwisu, konto, Rezerwacja i obsługa Pakietu – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
rozliczenia, rachunkowość i obowiązki podatkowe – obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, moderacja oraz rozwój Serwisu – prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
odpowiedź na zapytanie – działania na żądanie osoby lub prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji, art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
newsletter i dobrowolny marketing elektroniczny – zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej;
opcjonalne technologie i dokładna lokalizacja – zgoda, którą można wycofać w ustawieniach urządzenia lub narzędziu zgód.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać podmioty wspierające Hairmap w zakresie hostingu, utrzymania systemu, poczty elektronicznej, bezpieczeństwa, płatności, księgowości, obsługi prawnej i technicznej – wyłącznie w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie.

W zależności od użytej funkcji odbiorcami mogą być:

wybrany Specjalista – w celu obsługi Rezerwacji, wiadomości lub zapytania;
Stripe lub PayPal – gdy Użytkownik wybierze daną metodę płatności;
Cloudflare – w związku z ochroną formularzy i usługą Turnstile;
OpenStreetMap i Nominatim – podczas korzystania z mapy lub wyszukiwania adresu;
uprawnione organy, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.

7. Okres przechowywania

dane konta i Profilu – przez okres świadczenia usługi, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
dane Rezerwacji i wiadomości – przez czas potrzebny do obsługi wizyty i konta, a później przez okres uzasadniony rozliczalnością i ochroną roszczeń;
dokumenty rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
zapytania i reklamacje – do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia;
dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania;
logi bezpieczeństwa – przez okres konieczny do wykrywania nadużyć, zapewnienia ciągłości i udokumentowania zdarzeń.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania i uzupełnienia danych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można wysłać na kontakt@hairmap.pl. Przed realizacją Hairmap może poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale część z nich jest konieczna do utworzenia konta, publikacji Profilu, zawarcia umowy, dokonania Rezerwacji, płatności albo otrzymania odpowiedzi. Brak wymaganych danych uniemożliwi wykonanie danej czynności.

10. Zautomatyzowane decyzje

Hairmap może automatycznie porządkować wyniki według zgodności kategorii, lokalizacji, dostępności lub parametrów Pakietu. Takie dopasowanie służy prezentacji treści i co do zasady nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Bezpieczeństwo

Hairmap stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, szyfrowane połączenie, ochronę formularzy, kopie bezpieczeństwa i rejestrowanie istotnych zdarzeń. Żaden system nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka, dlatego Użytkownik powinien również chronić swoje hasło i urządzenie.

12. Pliki cookies

Informacje o technologiach zapisywanych w urządzeniu, ich celach i sposobach zarządzania znajdują się w Polityce cookies.

13. Zmiany polityki

Polityka może zostać zmieniona, gdy zmieniają się przepisy, dostawcy lub funkcje Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania.